Hinweise zum Datenschutz gemäß Art. 13 und 14 DSGVO für das Online-Meldeportal nach dem Hinweisgeberschutzgesetz (HinSchG)
Diese Datenschutzhinweise informieren Sie darüber, wie personenbezogene Daten im Zusammenhang mit der Nutzung des Online-Meldeportals zur Abgabe und Bearbeitung von Hinweisen gemäß dem Hinweisgeberschutzgesetz (HinSchG) verarbeitet werden.
Diese Datenschutzhinweise gelten ausschließlich für die Verarbeitung personenbezogener Daten im Zusammenhang mit dem Hinweisgeber-System.
Weitere Informationen zur Verarbeitung personenbezogener Daten im Rahmen anderer Tätigkeiten finden Sie in der allgemeinen Datenschutzerklärung unter:
https://www.polyform.de/datenschutz
1. Rollen und Verantwortlichkeiten
Verantwortlicher im Sinne der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) und des Hinweisgeberschutzgesetzes (HinSchG) ist:
Polyform Kunststofftechnik GmbH & Co. Betriebs KG
Braasstraße 15
31737 Rinteln
Vertreten durch:
Polyform-Kunststofftechnik GmbH
Diese vertreten durch:
Torsten Deidert (Geschäftsführer)
Verena Schwiezer-Koch (Prokuristin)
Kontakt:
Telefon: +49 (0) 57 51 / 40 08-0
Telefax: +49 (0) 57 51 / 40 08-81
E-Mail: service@polyform.de
Der Verantwortliche betreibt die interne Meldestelle eigenständig durch hierfür benannte interne Personen.
Die IT Rechenwerk GmbH, Eichenkamp 14, 32479 Hille, stellt das Online-Meldeportal ausschließlich als technische Plattform bereit und verarbeitet personenbezogene Daten ausschließlich im Auftrag des Verantwortlichen gemäß Art. 28 DSGVO.
2. Kontaktdaten des Datenschutzbeauftragten
Sie können uns und unserem externen Datenschutzbeauftragten per Online-Formular Ihre Anfrage übermitteln: https://app.datenschutzwegweiser.de/anfrage-formular/polyform-kunststofftechnik
Alternativ erreichen Sie unseren externen Datenschutzbeauftragten, Sebastian Tausch, IT Rechenwerk GmbH, unter folgenden Kontaktdaten:
Sebastian Tausch
IT Rechenwerk GmbH
Eichenkamp 14
32479 Hille
Die E-Mail-Adresse und Telefonnummer unseres externen Datenschutzbeauftragten finden Sie unter: https://datenschutzwegweiser.de/kontakt/
Bitte geben Sie bei Mitteilungen an, dass sich diese auf uns (Polyform Kunststofftechnik GmbH & Co. Betriebs) beziehen, damit unser externer Datenschutzbeauftragter eine direkte Zuordnung hat.
Bitte beachten Sie, dass unser externer Datenschutzbeauftragter keinen Zugriff auf die meisten unserer internen Anwendungen und Systeme hat. Sofern ein entsprechender Zugriff erforderlich ist, etwa für die Auskunft, Korrektur, Widerspruch oder Widerruf muss die entsprechende Bearbeitung über unsere Beschäftigten erfolgen.
Informationen wie unser externer Datenschutzbeauftragter Ihre Daten im Rahmen einer Anfrage bearbeitet finden Sie unter: https://datenschutzwegweiser.de/datenschutz/
3. Zweck der Verarbeitung und Rechtsgrundlagen
Die Verarbeitung personenbezogener Daten erfolgt zum Zweck der:
- Entgegennahme von Hinweisen,
- Dokumentation und Nachverfolgung,
- Bearbeitung von Meldungen,
- Kommunikation mit der meldenden Person
gemäß den Vorgaben des Hinweisgeberschutzgesetzes.
Rechtsgrundlagen der Verarbeitung sind insbesondere:
•Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO i. V. m. dem Hinweisgeberschutzgesetz,
•§ 10 HinSchG.
Soweit die meldende Person freiwillig Name, Kontaktdaten oder eine pseudonymisierte E-Mail-Adresse angibt und ausdrücklich in die Weitergabe dieser Daten einwilligt, erfolgt die Verarbeitung und Weitergabe zusätzlich auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO (Einwilligung).
Die Einwilligung kann jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen werden. Die Rechtmäßigkeit der bis zum Widerruf erfolgten Verarbeitung bleibt hiervon unberührt.
4. Art der verarbeiteten personenbezogenen Daten
Je nach Inhalt der Meldung können insbesondere folgende Daten verarbeitet werden:
- Angaben zum gemeldeten Sachverhalt,
- freiwillig bereitgestellte Angaben zur Person,
- Kommunikationsinhalte im Rahmen von Rückfragen,
- hochgeladene Dokumente oder Dateien.
Die meldende Person hat die Möglichkeit, Hinweise:
- anonym,
- unter Angabe des Namens und/oder von Kontaktdaten oder
- unter Angabe einer pseudonymisierten E-Mail-Adresse
abzugeben.
Die Angabe von Name und Kontaktdaten ist freiwillig. Die pseudonymisierte E-Mail-Adresse dient ausschließlich der vertraulichen Kommunikation im Rahmen des Hinweisverfahrens.
4.1 Verarbeitung personenbezogener Daten Dritter (Art. 14 DSGVO)
Im Rahmen der Nutzung des Hinweisgeber-Systems können auch personenbezogene Daten von Personen verarbeitet werden, die nicht selbst eine Meldung abgegeben haben und das Portal nicht nutzen. Dies betrifft insbesondere:
- Personen, die Gegenstand eines Hinweises sind (z. B. beschuldigte Personen),
- benannte Zeugen oder weitere im Hinweis genannte Personen,
- interne Ansprechpartner und Bearbeiter (etwa wenn die Funktion der internen Meldestelle durch diese übernommen wird oder diese unterstützend mitwirken),
- externe ermittelnde Stellen oder beauftragte Dritte (z. B. Rechtsanwälte, Steuerberater, Wirtschaftsprüfer, Sachverständige oder Gutachter).
Die Verarbeitung dieser personenbezogenen Daten erfolgt ausschließlich zum Zweck der Prüfung, Bearbeitung und Aufklärung von Hinweisen gemäß den Vorgaben des Hinweisgeberschutzgesetzes.
Rechtsgrundlagen der Verarbeitung sind insbesondere:
- Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO in Verbindung mit dem Hinweisgeberschutzgesetz,
§ 10 HinSchG.
Informationspflichten nach Art. 14 DSGVO
Sofern personenbezogene Daten nicht unmittelbar bei der betroffenen Person erhoben werden, erfolgt eine Information gemäß Art. 14 DSGVO soweit und sobald dadurch nicht:
- die Vertraulichkeit der Meldung,
- der Schutz der hinweisgebenden Person oder
- der Zweck der Prüfung und Aufklärung des Hinweises
beeinträchtigt wird.
Eine Information kann insbesondere zurückgestellt oder eingeschränkt werden, wenn überwiegende berechtigte Interessen oder gesetzliche Vorgaben – insbesondere die Vertraulichkeitsanforderungen des Hinweisgeberschutzgesetzes – entgegenstehen.
5. Server-Log-Dateien
Beim Betrieb des Online-Meldeportals werden aus technischen Gründen sogenannte Server-Log-Daten verarbeitet. Dabei können insbesondere folgende Informationen erfasst werden:
- IP-Adresse (gekürzt oder anonymisiert, soweit technisch möglich),
- Datum und Uhrzeit des Zugriffs,
- aufgerufene Seiten oder Funktionen,
- übertragene Datenmenge,
- Statuscodes,
- verwendeter Browser und Betriebssystem.
Die Verarbeitung dieser Daten erfolgt ausschließlich zur Sicherstellung des technischen Betriebs, der IT-Sicherheit sowie zur Fehleranalyse.
Eine Zusammenführung mit anderen Daten oder eine Auswertung zu anderen Zwecken findet nicht statt.
Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO, das berechtigte Interesse an der Sicherstellung des tecnischen Betriebs, der IT-Sicherheit und Fehleranalyse.
6. Cookies
Das Online-Meldeportal verwendet bei Bedarf ausschließlich technisch notwendige Session-Cookies.
Diese werden für die Dauer der Sitzung gespeichert und nach Beendigung der Nutzung automatisch gelöscht.
Die Cookies sind erforderlich, um die sichere Nutzung des Meldeportals und insbesondere die Zugriffsfunktion auf bestehende Meldungen zu ermöglichen.
Cookies zu Analyse-, Tracking- oder Marketingzwecken werden nicht eingesetzt.
Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO, das berechtigte Interesse an der Sicherstellung des technischen Betriebs.
7. Weitergabe von personenbezogenen Daten
Eine Weitergabe personenbezogener Daten erfolgt ausschließlich:
- an die zuständigen internen Ermittlungs- oder Organisationseinheiten,
- auf Grundlage einer ausdrücklichen Einwilligung der meldenden Person oder
- in den gesetzlich vorgesehenen Fällen, insbesondere gemäß § 9 HinSchG.
Die meldende Person kann getrennt entscheiden, ob eine Weitergabe ihrer Angaben:
- an die ermittelnde Arbeits- oder Organisationseinheit und/oder
- an das Unternehmen
erfolgen darf, sofern keine gesetzliche Verpflichtung zur Weitergabe besteht.
8. Speicherdauer
Die Dokumentation von Hinweisen wird gemäß § 11 HinSchG drei Jahre nach Abschluss des Verfahrens gelöscht, sofern keine längere Aufbewahrung erforderlich und verhältnismäßig ist.
9. Betroffenenrechte
Betroffene Personen haben insbesondere folgende Rechte:
-
Auskunft (Art. 15 DSGVO),
-
Berichtigung (Art. 16 DSGVO),
-
Löschung (Art. 17 DSGVO),
-
Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DSGVO),
-
Datenübertragbarkeit (Art. 20 DSGVO),
-
Widerspruch (Art. 21 DSGVO).
Zudem besteht ein Beschwerderecht bei der zuständigen Datenschutzaufsichtsbehörde.
Auch für die von einer Meldung betroffenen Personen gelten grundsätzlich die Rechte nach der Datenschutz-Grundverordnung.
Die Ausübung dieser Rechte (z. B. Auskunft, Löschung oder Einschränkung der Verarbeitung) kann jedoch im Einzelfall eingeschränkt sein, soweit dies erforderlich ist, um:
- die Vertraulichkeit des Hinweisverfahrens zu wahren,
- den Schutz der hinweisgebenden Person sicherzustellen oder
- eine ordnungsgemäße Prüfung und Aufklärung des Hinweises zu ermöglichen.
