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Datenschutz
Diese Datenschutzhinweise informieren Sie darüber, wie personenbezogene Daten im Zusammenhang mit der Nutzung des Online-Meldeportals zur Abgabe und Bearbeitung von Hinweisen gemäß dem Hinweisgeberschutzgesetz (HinSchG) verarbeitet werden.
Diese Datenschutzhinweise gelten ausschließlich für die Verarbeitung personenbezogener Daten im Zusammenhang mit dem Hinweisgeber-System.
Weitere Informationen zur Verarbeitung personenbezogener Daten im Rahmen anderer Tätigkeiten finden Sie in der allgemeinen Datenschutzerklärung unter:
https://www.polyform.de/datenschutz
Verantwortlicher im Sinne der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) und des Hinweisgeberschutzgesetzes (HinSchG) ist:
Polyform Kunststofftechnik GmbH & Co. Betriebs KG
Braasstraße 15
31737 Rinteln
Vertreten durch:
Polyform-Kunststofftechnik GmbH
Diese vertreten durch:
Torsten Deidert (Geschäftsführer)
Verena Schwiezer-Koch (Prokuristin)
Kontakt:
Telefon: +49 (0) 57 51 / 40 08-0
Telefax: +49 (0) 57 51 / 40 08-81
E-Mail: service@polyform.de
Der Verantwortliche betreibt die interne Meldestelle eigenständig durch hierfür benannte interne Personen.
Die IT Rechenwerk GmbH, Eichenkamp 14, 32479 Hille, stellt das Online-Meldeportal ausschließlich als technische Plattform bereit und verarbeitet personenbezogene Daten ausschließlich im Auftrag des Verantwortlichen gemäß Art. 28 DSGVO.
Sie können uns und unserem externen Datenschutzbeauftragten per Online-Formular Ihre Anfrage übermitteln: https://app.datenschutzwegweiser.de/anfrage-formular/polyform-kunststofftechnik
Alternativ erreichen Sie unseren externen Datenschutzbeauftragten, Sebastian Tausch, IT Rechenwerk GmbH, unter folgenden Kontaktdaten:
Sebastian Tausch
IT Rechenwerk GmbH
Eichenkamp 14
32479 Hille
Die E-Mail-Adresse und Telefonnummer unseres externen Datenschutzbeauftragten finden Sie unter: https://datenschutzwegweiser.de/kontakt/
Bitte geben Sie bei Mitteilungen an, dass sich diese auf uns (Polyform Kunststofftechnik GmbH & Co. Betriebs) beziehen, damit unser externer Datenschutzbeauftragter eine direkte Zuordnung hat.
Bitte beachten Sie, dass unser externer Datenschutzbeauftragter keinen Zugriff auf die meisten unserer internen Anwendungen und Systeme hat. Sofern ein entsprechender Zugriff erforderlich ist, etwa für die Auskunft, Korrektur, Widerspruch oder Widerruf muss die entsprechende Bearbeitung über unsere Beschäftigten erfolgen.
Informationen wie unser externer Datenschutzbeauftragter Ihre Daten im Rahmen einer Anfrage bearbeitet finden Sie unter: https://datenschutzwegweiser.de/datenschutz/
Die Verarbeitung personenbezogener Daten erfolgt zum Zweck der:
gemäß den Vorgaben des Hinweisgeberschutzgesetzes.
Rechtsgrundlagen der Verarbeitung sind insbesondere:
•Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO i. V. m. dem Hinweisgeberschutzgesetz,
•§ 10 HinSchG.
Soweit die meldende Person freiwillig Name, Kontaktdaten oder eine pseudonymisierte E-Mail-Adresse angibt und ausdrücklich in die Weitergabe dieser Daten einwilligt, erfolgt die Verarbeitung und Weitergabe zusätzlich auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO (Einwilligung).
Die Einwilligung kann jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen werden. Die Rechtmäßigkeit der bis zum Widerruf erfolgten Verarbeitung bleibt hiervon unberührt.
Je nach Inhalt der Meldung können insbesondere folgende Daten verarbeitet werden:
Die meldende Person hat die Möglichkeit, Hinweise:
abzugeben.
Die Angabe von Name und Kontaktdaten ist freiwillig. Die pseudonymisierte E-Mail-Adresse dient ausschließlich der vertraulichen Kommunikation im Rahmen des Hinweisverfahrens.
Im Rahmen der Nutzung des Hinweisgeber-Systems können auch personenbezogene Daten von Personen verarbeitet werden, die nicht selbst eine Meldung abgegeben haben und das Portal nicht nutzen. Dies betrifft insbesondere:
Die Verarbeitung dieser personenbezogenen Daten erfolgt ausschließlich zum Zweck der Prüfung, Bearbeitung und Aufklärung von Hinweisen gemäß den Vorgaben des Hinweisgeberschutzgesetzes.
Rechtsgrundlagen der Verarbeitung sind insbesondere:
Sofern personenbezogene Daten nicht unmittelbar bei der betroffenen Person erhoben werden, erfolgt eine Information gemäß Art. 14 DSGVO soweit und sobald dadurch nicht:
beeinträchtigt wird.
Eine Information kann insbesondere zurückgestellt oder eingeschränkt werden, wenn überwiegende berechtigte Interessen oder gesetzliche Vorgaben – insbesondere die Vertraulichkeitsanforderungen des Hinweisgeberschutzgesetzes – entgegenstehen.
Beim Betrieb des Online-Meldeportals werden aus technischen Gründen sogenannte Server-Log-Daten verarbeitet. Dabei können insbesondere folgende Informationen erfasst werden:
Die Verarbeitung dieser Daten erfolgt ausschließlich zur Sicherstellung des technischen Betriebs, der IT-Sicherheit sowie zur Fehleranalyse.
Eine Zusammenführung mit anderen Daten oder eine Auswertung zu anderen Zwecken findet nicht statt.
Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO, das berechtigte Interesse an der Sicherstellung des tecnischen Betriebs, der IT-Sicherheit und Fehleranalyse.
Das Online-Meldeportal verwendet bei Bedarf ausschließlich technisch notwendige Session-Cookies.
Diese werden für die Dauer der Sitzung gespeichert und nach Beendigung der Nutzung automatisch gelöscht.
Die Cookies sind erforderlich, um die sichere Nutzung des Meldeportals und insbesondere die Zugriffsfunktion auf bestehende Meldungen zu ermöglichen.
Cookies zu Analyse-, Tracking- oder Marketingzwecken werden nicht eingesetzt.
Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO, das berechtigte Interesse an der Sicherstellung des technischen Betriebs.
Eine Weitergabe personenbezogener Daten erfolgt ausschließlich:
Die meldende Person kann getrennt entscheiden, ob eine Weitergabe ihrer Angaben:
erfolgen darf, sofern keine gesetzliche Verpflichtung zur Weitergabe besteht.
Die Dokumentation von Hinweisen wird gemäß § 11 HinSchG drei Jahre nach Abschluss des Verfahrens gelöscht, sofern keine längere Aufbewahrung erforderlich und verhältnismäßig ist.
Betroffene Personen haben insbesondere folgende Rechte:
Auskunft (Art. 15 DSGVO),
Berichtigung (Art. 16 DSGVO),
Löschung (Art. 17 DSGVO),
Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DSGVO),
Datenübertragbarkeit (Art. 20 DSGVO),
Widerspruch (Art. 21 DSGVO).
Zudem besteht ein Beschwerderecht bei der zuständigen Datenschutzaufsichtsbehörde.
Auch für die von einer Meldung betroffenen Personen gelten grundsätzlich die Rechte nach der Datenschutz-Grundverordnung.
Die Ausübung dieser Rechte (z. B. Auskunft, Löschung oder Einschränkung der Verarbeitung) kann jedoch im Einzelfall eingeschränkt sein, soweit dies erforderlich ist, um:
Nutzungshinweise
Die Nutzung dieses Hinweisgeber-Systems ist ohne Angabe von Name oder Kontaktdaten möglich.
Nach Einreichung Ihres Hinweises erhalten Sie einen persönlichen Code. Mit diesem Code können Sie:
Bitte bewahren Sie den Code und das selbst gewählte Passwort sorgfältig auf.
Ohne diese Zugangsdaten ist ein erneuter Zugriff auf den übermittelten Hinweis sowie eine weitere Kommunikation über das Portal nicht mehr möglich.
Optional haben Sie die Möglichkeit:
Die Angabe personenbezogener Daten ist freiwillig.
Im Rahmen des Hinweisverfahrens werden Sie gefragt, ob und in welchem Umfang Ihre Angaben – sofern hinterlegt – an eine ermittelnde Stelle oder an den Beschäftigungsgeber weitergegeben werden dürfen. Diese Entscheidung können Sie differenziert treffen.
Jede Meldung wird von der internen Meldestelle zunächst darauf geprüft, ob sie in den sachlichen Anwendungsbereich des Hinweisgeberschutzgesetzes fällt.
Hinweise sollten nach bestem Wissen und Gewissen abgegeben werden. Die vorsätzliche Abgabe wissentlich falscher Hinweise kann rechtliche Folgen haben.
Liegt ein relevanter Hinweis vor, wird der Verantwortliche unter Beachtung der gesetzlichen Vorgaben und Vertraulichkeitsanforderungen über den Eingang und den gemeldeten Sachverhalt informiert.
Sofern eine weitere Aufklärung erforderlich ist, benennt das Unternehmen eine geeignete ermittelnde Stelle. Diese muss nach objektiven Kriterien unabhängig, fachlich geeignet und zur Verschwiegenheit verpflichtet sein.
Je nach Art des Sachverhalts können dies beispielsweise Rechtsanwälte, Steuerberater, Wirtschaftsprüfer, Sachverständige oder andere geeignete Dritte sein.
Die interne Meldestelle arbeitet dann zusammen mit der ermittelnden Stelle.
Die Weitergabe von Informationen, etwa von der internen Meldestelle an die ermittelnde Stelle, erfolgt unter Beachtung der gesetzlichen Vorgaben und entsprechend der Entscheidung der meldenden Person.
Die Kommunikation im Rahmen des Hinweisverfahrens erfolgt grundsätzlich über dieses Portal. Bitte behandeln Sie die Kommunikation über das Hinweisgebersystem vertraulich und geben Sie Zugangsdaten oder Inhalte nicht an unbefugte Dritte weiter.
Die meldende Person wird – soweit möglich – über den Fortgang und den Abschluss des Verfahrens informiert.
Hierzu ist es erforderlich, dass der nach Einreichung des Hinweises vergebene Code sowie ein ggf. selbst festgelegtes Passwort sorgfältig aufbewahrt werden, da nur hierüber ein Zugriff auf die Meldung und mögliche Rückfragen möglich ist.
Sofern die meldende Person freiwillig Kontaktdaten oder eine pseudonymisierte E-Mail-Adresse angegeben und in eine entsprechende Kontaktaufnahme eingewilligt hat, kann die Kommunikation ergänzend auch über diese Kanäle erfolgen.
Neben der Nutzung dieses internen Hinweisgebersystems besteht für Hinweisgeber auch die Möglichkeit, sich an externe Meldestellen im Sinne des Hinweisgeberschutzgesetzes zu wenden. Externe Meldestellen werden insbesondere von staatlichen Stellen betrieben und nehmen Hinweise zu bestimmten Sachverhalten entgegen.
Weitere Informationen zu den zuständigen externen Meldestellen finden Sie auf der Internetseite des Bundesamts für Justiz:
Die Entscheidung, ob ein Hinweis intern oder extern abgegeben wird, liegt bei der meldenden Person.